Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO

Synlex UG (haftungsbeschränkt)
Straße der Jugend 18
14974 Ludwigsfelde
Deutschland

Handelsregister: Amtsgericht Potsdam, HRB 41487
Geschäftsführer: Jan Oliver Albers, Alexander Sänger
E-Mail: fivefingers@fivefingers.io
Website: https://fivefingers.io

Datenschutzbeauftragter: Ein gesetzlich benannter Datenschutzbeauftragter ist für die Synlex UG derzeit nicht erforderlich. Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Plattforminhalte und -leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung oder wenn sie durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2 Rechtsgrundlagen Art. 6 DSGVO

• Art. 6 Abs. 1 lit. a – Einwilligung der betroffenen Person (z. B. Warteliste)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Registrierung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f – Berechtigtes Interesse (z. B. Server-Logs, Sicherheit)

2.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB: bis zu 10 Jahre) bleiben vorbehalten. In diesen Fällen erfolgt eine Sperrung, keine Löschung.

2.4 Pflicht zur Bereitstellung von Daten / Folgen der Nichtbereitstellung

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten vertraglich erforderlich, da wir ohne diese Daten unsere Leistungen nicht erbringen können. Dies betrifft insbesondere die im Rahmen der Registrierung abgefragten Pflichtangaben (z. B. Unternehmensname, Name des Ansprechpartners, geschäftliche E-Mail-Adresse).

Wenn Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, ist die Nutzung der Plattform FiveFingers nicht oder nur eingeschränkt möglich. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht im Regelfall nicht; soweit ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung zur Angabe bestimmter Daten besteht (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Vorgaben), weisen wir Sie gesondert darauf hin.

3. Bereitstellung der Website – Server-Logfiles

Erhobene Daten

• IP-Adresse (anonymisiert nach spätestens 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (Website, von der der Zugriff erfolgte)
• Browser-Typ, -Version und Betriebssystem

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an technischem Betrieb und Sicherheit.

Speicherdauer: Server-Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4. Registrierung und Nutzerkonto (Plattform FiveFingers)

Erhobene Daten

• Unternehmensname
• Vor- und Nachname des Ansprechpartners
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, nicht im Klartext)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung.

Speicherdauer: Nach Kündigung des Nutzerkontos werden die Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Warteliste (Pre-Launch)

Für die Warteliste erheben wir ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung durch aktives Eintragen. Die Anmeldung gilt erst nach Bestätigung einer Bestätigungs-E-Mail als wirksam (Double-Opt-In-Verfahren).

Zweck: Ausschließlich zur Benachrichtigung über den Start von FiveFingers.io. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden per E-Mail an: fivefingers@fivefingers.io

Speicherdauer: Unmittelbar nach Erfüllung des Zwecks (Benachrichtigung über Launch) oder auf Widerruf.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail werden die von Ihnen übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Anfrage) verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Speicherdauer: Die Daten werden nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Verjährungsfristen (i. d. R. 3 Jahre).

7. Nutzung der Plattform – Auftragsverarbeitung (B2B)

Art. 28 DSGVO

7.1 Rollentrennung

Soweit Nutzer der FiveFingers-Plattform personenbezogene Daten Dritter (z. B. Endkunden, Kontaktpersonen) verarbeiten, sind diese Nutzer Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Synlex UG ist in diesem Fall Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

7.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

In diesem Fall schließen die Parteien einen AVV gemäß Art. 28 DSGVO ab. Der AVV ist Bestandteil der AGB und wird bei Vertragsschluss gesondert bereitgestellt. Eine Nutzung der Plattform zur Verarbeitung von Daten Dritter ohne AVV ist unzulässig.

7.3 KI-gestützte Verarbeitungen

Die Plattform setzt KI-Kommunikationsagenten ein. Deren Datenverarbeitung im Auftrag des Nutzers erfolgt ausschließlich auf Grundlage des AVV und der Weisungen des Nutzers als Verantwortlichem.

7.4 KI-gestützte Verarbeitungen in eigener Verantwortung (Produktverbesserung, Nutzungsauswertung)

Unabhängig von der Auftragsverarbeitung nach Ziffer 7.3 verarbeiten wir bestimmte Nutzungsdaten in eigener Verantwortung, um unsere Plattform und KI-gestützten Funktionen fortlaufend zu verbessern. Hierzu können insbesondere folgende Datenarten gehören:

• Metadaten zur Nutzung der Plattform (z. B. Zeitpunkte und Umfang der Nutzung bestimmter Funktionen, technische Protokolldaten),
• in Ausnahmefällen Auszüge aus Kommunikationsinhalten, soweit diese zur Fehleranalyse, Sicherstellung der Funktionsfähigkeit oder Verbesserung der Antwortqualität erforderlich sind.

Zwecke der Verarbeitung: Produktverbesserung, Qualitätssicherung, Auswertung der Systemstabilität und Missbrauchsprävention.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Weiterentwicklung und dem sicheren Betrieb unserer Plattform sowie in der Anpassung unserer Dienste an die Bedürfnisse unserer Nutzer.

Speicherdauer: Nutzungsdaten werden nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend anonymisiert oder gelöscht. Kommunikationsinhalte, die ausnahmsweise zu Analysezwecken herangezogen werden, werden nach Abschluss der jeweiligen Analyse wieder gelöscht.

Soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten zu diesen Zwecken widersprechen möchten, können Sie uns jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse kontaktieren. In diesem Fall kann die Nutzung einzelner Komfort- und Analysefunktionen eingeschränkt sein.

8. Einsatz von Subdienstleistern (Drittanbieter / Unterauftragsverarbeiter)

Zur Bereitstellung unserer Plattform und zur Abwicklung der vertraglichen Beziehung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeiten (Unterauftragsverarbeiter).

Zu den wichtigsten Kategorien von Dienstleistern gehören insbesondere:

• Cloud-Hosting-Anbieter (Betrieb der Plattform-Infrastruktur, Speicherung von Daten),
• Anbieter von KI-Modellen und KI-Infrastruktur (Bereitstellung der KI-gestützten Kommunikationsagenten),
• E-Mail-Dienstleister (Versand von Transaktions- und System-E-Mails).

Eine jeweils aktuelle Liste der von uns eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie deren Sitzländer halten wir unter fivefingers.io/subprocessors für Sie bereit.

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden (z. B. an in den USA ansässige KI-Infrastruktur- oder Cloud-Anbieter), stellen wir vorab sicher, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht oder geeignete Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO vorliegen (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln). Zusätzlich prüfen wir das Schutzniveau im Empfängerland und setzen – soweit erforderlich – ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen um (z. B. Verschlüsselung).

9. Cookies

§ 25 TTDSG

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website und der Plattform unbedingt erforderlich sind (z. B. Session-Cookies für den eingeloggten Bereich).

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für technisch notwendige Cookies ist keine gesonderte Einwilligung erforderlich.

Keine Tracking-Cookies: Diese Website verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies. Es werden keine externen Analyse-Tools (z. B. Google Analytics) oder Social-Media-Plugins eingesetzt.

10. Datensicherheit

Art. 32 DSGVO

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein:

• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen via TLS/SSL (HTTPS)
• Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Zugriffsrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Datensparsamkeit: Erhebung nur zwecknotwendiger Daten
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen der Plattform-Infrastruktur

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Art. 15–22 DSGVO

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Welche Daten wir über Sie verarbeiten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Herausgabe in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch bei berechtigtem Interesse
• Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Widerruf erteilter Einwilligungen

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte: fivefingers@fivefingers.io

Wir beantworten Anfragen innerhalb von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Art. 77 DSGVO

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 33203 356-0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Website: www.lda.brandenburg.de

13. Automatisierte Entscheidungsfindung und KI-Transparenz

Art. 22 DSGVO · Art. 50 EU AI Act

Die Plattform FiveFingers setzt KI-gestützte Systeme ein. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen (Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO) durch uns als Anbieter findet nicht statt.

Transparenzpflicht gemäß Art. 50 EU AI Act: KI-gestützte Kommunikationsagenten der Plattform, die in direktem Kontakt mit natürlichen Personen stehen, müssen als KI-System kenntlich gemacht werden. Nutzer der Plattform sind verpflichtet, diese Kennzeichnungspflicht gegenüber ihren eigenen Endkunden zu erfüllen.

Wenn Sie auf unserer Website mit einem als solchen gekennzeichneten KI-basierten Chatbot oder Assistenten interagieren, werden Sie vor oder zu Beginn der Interaktion darauf hingewiesen, dass es sich um ein KI-System handelt. Sie können sich jederzeit an einen menschlichen Ansprechpartner wenden, indem Sie uns unter der in Ziffer 1 genannten E-Mail-Adresse kontaktieren.

14. Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen

Art. 33, 34 DSGVO

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten werden wir:

• die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden benachrichtigen, sofern ein Risiko für Rechte und Freiheiten besteht (Art. 33 DSGVO),
• betroffene Personen unverzüglich informieren, sofern ein hohes Risiko besteht (Art. 34 DSGVO).

15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Plattform oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter fivefingers.io/datenschutz abrufbar.